Piloter une activité commerciale sans un bon tableau de bord, c’est comme naviguer dans le vide. Avec de plus en plus de données collectées à droite à gauche, les équipes commerciales disposent d’une gigantesque mine d’informations, mais encore faut-il savoir les organiser, les interpréter et surtout les exploiter pour prendre des décisions rapides et adaptées.
Un bon tableau de bord ne se contente pas d’aligner des chiffres : il structure l’information, la rend lisible et interprétable en un coup d’œil. Il permet à chaque membre d’une équipe de suivre leurs performances en temps réel, d’identifier les tendances et les opportunités pour ajuster leurs actions au plus vite.
Alors, comment le concevoir efficacement ? Quels indicateurs privilégier ? Quels outils utiliser pour faciliter sa construction ?
Qu’est-ce qu’un tableau de bord commercial ?
Un outil essentiel au pilotage commercial
Un tableau de bord commercial regroupe des rapports et des indicateurs clés pour donner une vision globale et centralisée des performances. Son principal atout ? Regrouper toutes les informations essentielles en un seul et même endroit pour un suivi efficace.
Chaque tableau de bord est créé en fonction d’un objectif précis. Par exemple, l’un peut servir à suivre l’activité commerciale en affichant le nombre de rendez-vous clients, d’appels passés, les résultats des échanges ou encore le volume d’opportunités conclues, tandis qu’un autre sera plutôt dédié à l’évolution des ventes.
Les objectifs du tableau de bord commercial
Un bon tableau de bord ne se limite pas à l’affichage des chiffres. Il joue un rôle clé dans l’organisation, la transparence et l’optimisation des performances commerciales. Voici pourquoi il est indispensable :
- Centraliser les données : Fini les informations éparpillées dans plusieurs fichiers Excel ou différents outils. Un tableau de bord regroupe toutes les données en un seul endroit, pour une meilleure organisation et une meilleure fiabilité des chiffres.
- Faciliter le partage et la transparence : Chaque membre de l’équipe commerciale accède aux mêmes indicateurs, ce qui évite les écarts d’interprétation et les incohérences entre les chiffres. Tout le monde parle le même langage et s’appuie sur des données partagées pour prendre des décisions cohérentes et alignées avec les objectifs globaux.
- Offrir une visualisation globale et interprétation rapide : Grâce à des graphiques, des tableaux ou des indicateurs visuels, les tendances et les évolutions sont immédiatement identifiables. Une baisse du chiffre d’affaires ? Un pic de rendez-vous clients ? Les informations clés sont mises en avant pour une analyse rapide et efficace.
- Guider la prise de décision : Un tableau de bord bien construit permet d’identifier en un coup d’œil les points de blocage dans le tunnel de vente, les zones de sous-performance ou les opportunités à exploiter. Cette vision en temps réel aide les équipes à ajuster rapidement leur stratégie et à prendre les bonnes décisions au bon moment.
Quelle différence entre un tableau de bord commercial et un reporting commercial ?
Si reporting commercial et tableau de bord sont souvent confondus, ils répondent pourtant à des usages distincts.
Le reporting commercial est une photographie à un instant T. Il est habituellement généré de manière récurrente (hebdomadaire, mensuelle…) et transmis sous forme de PDF, PowerPoint ou fichier Excel. Par exemple, un responsable des ventes peut recevoir chaque semaine un reporting détaillant le nombre de ventes réalisées, le chiffre d’affaires généré ou les performances par commercial. Utile pour faire le point, il reste néanmoins statique et ne permet pas d'explorer les données en profondeur.
À l’inverse, un tableau de bord est un outil dynamique, qui permet de suivre les l’activité de son équipe en temps réel. Accessible en ligne, il offre une visualisation des données et permet aux équipes d'explorer les chiffres sous différents angles. Grâce à des filtres et à une mise à jour continue, un responsable des ventes peut, par exemple, comparer les performances d’une période à une autre, analyser les tendances ou zoomer sur un indicateur spécifique.
Les outils pour construire un tableau de bord commercial
1. Power BI
Développé par Microsoft, Power BI est un outil complet pour créer des tableaux de bord dynamiques et interactifs. Il permet d’intégrer des données issues de multiples sources (CRM, ERP, bases de données, fichiers Excel…) et de les croiser pour obtenir des analyses approfondies. Son avantage ? Une grande capacité à traiter de gros volumes de données et de multiples manières de visualiser la donnée. C’est une solution idéale pour les entreprises qui ont besoin d’une analyse détaillée de leur activité commerciale.
2. Looker Studio
Looker Studio repose sur le même principe que Power BI, mais avec une approche plus accessible. Gratuit et intuitif, il permet de créer des tableaux de bord interactifs en connectant facilement les données issues des outils Google (Google Sheets, Google Analytics…) ainsi que d’autres sources via des connecteurs dédiés. Son interface simple et son intégration native avec l’écosystème Google en font une solution particulièrement adaptée aux PME et aux entreprises qui recherchent un outil efficace sans prise en mains trop complexe.
3. Outils CRM (Hubspot, Salesforces, Sellsy...)
Les CRM comme HubSpot, Salesforce ou Sellsy offrent des fonctionnalités avancées de reporting et de tableaux de bord. Ils permettent aux équipes commerciales d’accéder facilement aux données clés : leads, opportunités, activité commerciale, gestion des stocks…
Grâce à ces outils, chaque utilisateur peut personnaliser l’affichage des indicateurs selon ses besoins et ses droits d’accès. Par exemple, un manager des ventes utilisant Salesforce peut suivre en direct le nombre d’opportunités ouvertes par commercial, la durée moyenne du cycle de vente, le volume des ventes ou encore la part de marché.
Quels sont les outils à utiliser pour un management commercial efficace ?
Comment créer un tableau de bord commercial ? Les étapes clés
Un tableau de bord commercial efficace ne se construit pas au hasard. Il doit être structuré en fonction des besoins de l’entreprise et des objectifs à atteindre.
Voici les étapes essentielles pour concevoir un tableau de bord performant :
1. Définir les objectifs commerciaux
Avant tout, un tableau de bord doit être aligné sur les objectifs de l’entreprise. Son rôle est d’aider les équipes à mesurer leurs performances et à ajuster leurs actions en conséquence.
Par exemple, si l’objectif est d’augmenter les ventes de 20 % en un an, le tableau de bord devra inclure des indicateurs pertinents :
- Le chiffre d’affaires mensuel pour suivre l’évolution des ventes
- La répartition du chiffre d’affaires, par zone géographique, équipe ou canal de distribution
- Le nombre de ventes en valeur et en volume pour mesurer la croissance
Comment définir des objectifs commerciaux clairs et atteignables ?
2. Définir les destinataires
Le contenu et le format du tableau de bord doivent être adaptés aux différents utilisateurs. Un directeur commercial et un commercial terrain n’auront pas les mêmes besoins en termes de KPI. Par exemple, un commercial aura un tableau de bord axé sur ses rendez-vous, ses prospects et son pipeline pour suivre son activité au quotidien, tandis qu’un directeur commercial aura une vue d’ensemble sur la performance des équipes, le chiffre d'affaires global et la rentabilité, afin de piloter l’activité à un niveau plus stratégique.
3. Choisir ses KPI
Les KPI sélectionnés pour votre tableau de bord doivent permettre de mesurer précisément la performance et de donner une vue d'ensemble sur les résultats des équipes commerciales.
Voici quelques exemples de KPI à suivre pour suivre et optimiser vos ventes :
- Volume de vente hebdomadaire
- Chiffre d’affaires généré par commercial
- Nombre de transactions distributeurs créées
- Nombre de transactions distributeurs signées
- Durée moyenne du cycle de vente
- Nombre de visites réalisées
- Volume de sell-in / sell-out
4. Créer une maquette
Avant de passer à la création de votre tableau de bord sur un outil, il est fortement conseillé de commencer par une maquette, que ce soit sur papier ou sous format PDF. Cela vous permettra de structurer les rubriques, de réfléchir à la hiérarchie des informations et d'optimiser la lisibilité des données. Par exemple :
- Section 1 : une vue d’ensemble macro avec un récapitulatif des performances globales, incluant des indicateurs clés comme le chiffre d’affaires et le volume de ventes.
- Section 2 : une segmentation par zone pour une analyse plus détaillée, permettant de visualiser les KPI spécifiques à certaines zones géographiques ou circuits de distribution. Cela permet de repérer les zones performantes et celles nécessitant un ajustement stratégique.
- Section 3 : nombre de points de vente où sont référencés vos produits, qui peuvent également être segmentés par zones pour suivre l’expansion géographique et la couverture du marché.
5. Synchroniser vos données
Une fois les KPI définis, il est essentiel de s’assurer que les données nécessaires sont bien collectées et synchronisées avec votre outil de reporting.
6. Partager le tableau de bord et le faire évoluer
Une fois les KPI définis, la prochaine étape consiste à s'assurer que toutes les données nécessaires sont collectées et synchronisées avec votre outil de reporting pour des informations précises et à jour.
Vérifiez que vos différentes sources de données (CRM, outils de vente, systèmes de gestion des stocks, etc.) sont correctement connectées et que les flux de données sont automatisés pour éviter toute erreur manuelle ou retard dans la mise à jour des informations.
3 exemples de tableau de bord de reporting commercial
Suivi des performances commerciales par équipe
Ce tableau de bord permet de suivre les résultats de chaque commercial et de comparer les performances des différentes équipes. Utile pour challenger les équipes, mais aussi pour repérer rapidement les retards ou les difficultés pour certains commerciaux. En identifiant ces écarts de performance, il devient possible de réadapter la force de vente en temps réel, d’ajuster les priorités et de maximiser l'impact de chaque commercial.
Indicateurs clés à suivre :
- Chiffre d’affaires par commercial et par équipe
- Nombre de visites réalisées en point de vente
- Objectifs atteints vs objectifs fixés
- Temps moyen pour conclure une vente
- Nombre de nouveaux distributeurs acquis
- Taux de couverture de PLV
- Progression de la DN
Suivi des ventes par points de vente
Ce tableau de bord est particulièrement adapté aux marques commercialisant leurs produits dans plusieurs points de vente. Il offre une vue détaillée des performances commerciales par localisation, permettant aux directeurs commerciaux de suivre l'évolution des ventes et d'identifier les points forts ou les axes de développement spécifiques à chaque magasin.
Indicateurs clés :
- Volume de ventes par point de vente
- Rentabilité par magasin
- Comparaison entre les différentes régions
- Performance des équipes locales
Suivi de l’activité commerciale
Un tableau de bord pour suivre les activités commerciales, notamment les actions terrain et les opportunités de croissance. Il offre une vue d’ensemble permettant d’identifier les leviers à activer pour augmenter les ventes et atteindre les objectifs de distribution.
Indicateurs clés :
- Nombre de visites réalisées
- Taux de couverture des points de vente
- Taux de réassort des produits
- Part de linéaire initiale + après action
- Part de marché par distributeur
Ce qu'il faut retenir : un dashboard commercial percuant, c'est un management et un pilotage d'équipe plus performant
Reporting et tableau de bord sont différents et ne répondent pas aux mêmes besoins. Il existe d'ailleurs plusieurs méthodes pour mesurer la performance commerciale.
Un manager d’équipe utilise quotidiennement ses dashboards commerciaux pour piloter son équipe dans l’objectif que celle-ci soit le plus performant possible. Le reporting s’inscrit dans des intervalles définies pour le suivi des résultats et une visibilité sur la progression de l’atteinte de KPI.
En fonction des circuits, produits et missions confiées à une force de ventes, les indicateurs à mettre en place peuvent variés mais doivent, avant tout, êtres utilisables, justifiables et pertinents. Trop d’indicateurs est contre productif et coûteux. Ceux que nous vous avons suggérés ont été éprouvés et sont encore utilisés au sein des équipes Upsell. Nous préconisons un maximum de 10 indicateurs à suivre pour évaluer la performance de votre équipe et sa progression.
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