Le reporting commercial est un élément clé pour toute équipe de vente, tant pour suivre les performances que pour établir des projections à plus long terme. Il favorise aussi la transparence au sein des équipes, facteur essentiel à une bonne collaboration. Avec les outils actuels, créer des rapports devient plus simple, plus rapide et accessible à tout moment, pour un suivi permanent et plus précis des résultats.
Toutefois, face à une multitude d’acteurs sur le marché, quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le meilleur outil de reporting adapté à ses besoins ? Nous dresserons les 10 points essentiels au choix d’un outil ou d’un environnement adapté à une force de vente terrain.
1. La facilité d’utilisation des outils de reporting
Pour que vos équipes commerciales adoptent facilement un nouvel outil, il doit être simple à utiliser. Une interface claire et intuitive permet à chacun de s’y retrouver rapidement, sans perdre de temps à chercher comment ça fonctionne. L’idée est que tout soit accessible en quelques clics, de façon logique et fluide.
Avec une formation adaptée, vos équipes seront vite à l’aise, que ce soit pour ajouter des informations, mettre à jour des données ou consulter des rapports en temps réel. En choisissant un outil pratique et facile à prendre en main, vous augmentez les chances qu’il soit utilisé efficacement au quotidien.
2. Mise à jour des performances en temps réel
Pour maximiser la performance commerciale, un accès à des données mises à jour en temps réel est indispensable dans le choix de votre outil de reporting. Cela permet à vos commerciaux de disposer d’informations précises à tout moment, essentielles pour prendre des décisions rapides ou réaliser un reporting fiable. Par exemple, lors d’une visite chez un client ou en point de vente, ils doivent pouvoir consulter et partager les derniers chiffres en temps réel. Cette fluidité renforce à la fois leur crédibilité face aux clients et la cohérence au sein de l’équipe.
Un bon outil de reporting doit idéalement inclure un générateur de formulaires ou « form builder », idéal pour les visites commerciales. Cette fonctionnalité permet de créer facilement des questionnaires de comptes rendus de rendez-vous ou des suivis clients avec des champs personnalisés, comme des listes déroulantes ou des cases à cocher. Accessible sur mobile ou tablette, elle simplifie la saisie sur le terrain. Les données collectées sont synchronisées automatiquement dans et en temps réel dans votre outil, évitant ainsi les erreurs et réduisant les délais de synchronisation.
3. La compatibilité avec vos outils existants
Pour optimiser le temps et garantir une parfaite cohérence des données entre les différentes sources et équipes, votre outil de reporting doit s’intégrer avec vos outils actuels. Que ce soit votre CRM, votre ERP ou d’autres logiciels utilisés par vos équipes, une compatibilité native ou via des connexions API permet de centraliser les données facilement et rapidement.
Ces intégrations assurent la fiabilité des informations grâce à des mises à jour en temps réel, tout en évitant les risques de doublons ou d’erreurs liés aux imports de données. En connectant différentes sources de données, vous obtenez une vue complète et centralisée, pour des rapports plus précis : un vrai gain de temps et de performance pour vos équipes commerciales.
Par exemple, dans le cas où un commercial doit préparer une visite client, il a besoin de connaître en temps réel les dernières performances, les informations sur les produits achetés et les stocks. Grâce à une bonne synchronisation entre son outil de reporting et son ERP, il peut accéder directement à toutes ces informations sans passer par plusieurs outils.
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4. Des options de personnalisation, de mise en forme et de collecte de données
Un bon outil de reporting doit être personnalisable pour s’adapter à vos besoins. Assurez-vous qu’il vous permet de modifier l’apparence des graphiques, de choisir le format des rapports ou de configurer des filtres comme la période, la zone géographique ou l’équipe concernée. Vous devez pouvoir sélectionner les indicateurs qui comptent pour vous, comme le nombre de visites par commercial ou le volume de ventes hebdomadaire. L’outil doit aussi offrir des options visuelles pour repérer rapidement les tendances et permettre de croiser des données provenant de différentes sources pour des analyses plus approfondies.
5. Des tableaux de bord pour visualiser rapidement les données
La création de tableaux de bord est une fonctionnalité clé pour un bon outil de reporting. Il doit permettre de centraliser différents rapports en un seul endroit, pour avoir une vue d’ensemble claire et orientée sur des objectifs précis. Vous devriez pouvoir combiner des données variées et afficher les indicateurs qui comptent le plus pour votre activité, le tout dans un format visuel et intuitif.
Par exemple, pour une équipe de forces de vente, un tableau de bord pourrait centraliser les performances de chaque commercial, le nombre de prospects contactés, les ventes réalisées, ainsi que les objectifs à atteindre. Cela permettrait à chaque membre de l’équipe de suivre ses progrès en temps réel, tout en ayant une vue d’ensemble des performances de l’ensemble de l’équipe.
Un bon outil facilite aussi les comparaisons avec des périodes passées, vous aidant à identifier les tendances et à suivre vos progrès en un clin d’œil. Dans la majorité des outils, des modèles de tableaux de bord préconçus sont accessibles, ce qui peut faire gagner du temps.
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6. L’accessibilité sur plusieurs supports
Un commercial étant souvent sur le terrain, l’accès à l’outil de reporting sur plusieurs supports est obligatoire. Qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette, l’outil doit offrir une interface optimisée pour chaque appareil pour une utilisation fluide et intuitive, même en déplacement. Cela permet aux commerciaux de consulter les données en temps réel, de saisir des informations ou de générer des rapports à tout moment, qu’ils soient en rendez-vous client, en déplacement ou dans un point de vente.
7. Un fonctionnement hors-connexion
À l’instar du point précédent, un commercial doit avoir un accès permanent aux chiffres et performances, avec la possibilité de les consulter à tout moment, mais aussi de mettre à jour des données, même lorsqu’il est hors-connexion.
8. Un outil collaboratif et partagé
La collaboration est un élément clé d’un bon outil de reporting. Il doit permettre de partager facilement les rapports avec les équipes et de travailler ensemble en temps réel.
Cependant, il est essentiel de bien définir les rôles de chaque personne ayant accès à ces reportings. De nombreux outils offrent la possibilité de définir des niveaux d’accès différents. Par exemple, certains peuvent avoir un accès en lecture seule, tandis que d’autres peuvent modifier ou créer des rapports. Cela permet de gérer la sécurité des données.
Par exemple, si vous travaillez avec des prestataires externes, comme des forces de vente externes, l’outil doit permettre de leur partager des rapports sur leur performance, tout en contrôlant les données auxquelles ils ont accès. Ces prestataires peuvent consulter des informations spécifiques à leur secteur ou zone géographique, mais n’ont pas nécessairement besoin de voir l’ensemble des données internes. Vous pouvez leur fournir un accès limité aux rapports nécessaires à leur travail, tout en préservant la confidentialité des informations sensibles.
9. Le coût de l’outil (et surtout le ROI)
Le coût de l’outil est un critère fondamental, mais il ne doit pas être le seul critère dans votre décision. Avant de vous concentrer sur le prix, il est bon de réfléchir au retour sur investissement que cet outil va vous offrir.
Est-ce qu’il va permettre à vos équipes de gagner du temps ? Va-t-il simplifier la visualisation des données et vous aider à repérer des problèmes à résoudre, réduisant ainsi des pertes ou des erreurs ? Peut-être que l’outil permettra d’optimiser vos ressources et de rendre vos équipes plus efficaces.
10. Le choix d’un outil adapté à votre secteur d’activité
Le choix de l’outil doit idéalement prendre en compte les critères mentionnés précédemment, mais avant tout, il doit être adapté à votre activité et vos objectifs.
Par exemple, si vous êtes une marque et que votre objectif est d’optimiser votre présence en point de vente et d’augmenter vos ventes, il est essentiel de choisir un logiciel conçu spécifiquement pour la distribution. Ce type d’outil pourra vous offrir des fonctionnalités sur mesure, comme le suivi en temps réel de la performance des points de vente, l’analyse de la fréquentation ou encore l’optimisation des stocks. Il sera également plus à même de s’intégrer avec les outils que vous utilisez déjà dans votre chaîne de distribution, ce qui vous permettra d’obtenir des insights plus précis et de mieux piloter vos actions commerciales.
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Faites le choix d’un outil modulable qui vous correspond
Quoi qu’il en soit, votre logiciel de reporting doit avant tout vous correspondre, répondre aux besoins de votre activité et de votre équipe. Le tout en restant personnalisable, connecté à vos sources de données et disponible partout, n’importe quand. Cette exigence est vraie pour votre outil interne comme pour celui de votre partenaire d’externalisation commerciale.
« Nous avons fait le choix de faire évoluer notre positionnement sur l’offre outils CRM, reporting et BI. Aujourd’hui, les équipes Upsell utilisent différents outils en fonction de la complexité du besoin client. Toutefois, tout est interconnecté par API et l’expérience utilisateur est maitrisée en interne pour faciliter le travail quotidien. Nous innovons encore dans le cadre de l’automatisation et du traitement des données jusqu’à la génération des tableaux de bord. » - Bruno Ardouin, Directeur Général d’Upsell
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