Les équipes commerciales ont une mission claire : vendre. Au-delà de leur rôle commercial, elles doivent jongler avec les chiffres pour analyser leurs performances et s’assurer d’atteindre leurs objectifs. Pour les aider à y voir plus clair, elles utilisent le reporting commercial. Ce dernier est indispensable pour suivre leurs actions, mesurer leur impact et ajuster leur stratégie en temps réel.
Mais encore faut-il que ce reporting mette en avant des chiffres pertinents, basés sur des données fiables, afin de devenir un véritable levier de performance. Quelles sont les étapes clés pour construire ce reporting ? Comment peut-on gagner en efficacité avec un bon reporting ?
Le reporting commercial n’est pas seulement une compilation de données. C’est avant tout un outil clé pour évaluer l’évolution des ventes et piloter les forces de vente. Grâce à lui, on peut mesurer avec exactitude les résultats en matière de vente, mettre en évidence les réussites et identifier les domaines qui requièrent des améliorations. En mettant en évidence les points forts et les points faibles des actions commerciales, il fournit une base de réflexion pratique pour ajuster les stratégies de vente ou pour piloter son équipe et la faire évoluer en termes de compétences. Le reporting commercial active deux leviers : un stratégique et un humain.
Bien conçu, le reporting offre une vue d’ensemble de l’activité commerciale, se positionnant ainsi comme un outil central à la prise de décisions stratégiques. Grâce à des indicateurs pertinents, choisis avec soin et faciles à collecter, les équipes commerciales récoltent des données qui permettent de suivre des tendances, de repérer les évolutions et d’anticiper les baisses éventuelles.
En s’appuyant sur leurs propres données en temps réel, les marques peuvent orienter leurs actions de manière proactive et maximiser leur impact commercial là où il y en a le plus besoin. Elles optimisent leur présence sur le terrain, ajustent la répartition des forces de vente et réagissent rapidement aux évolutions du marché. L’objectif de ces données est de permettre une analyse sur le moyen et long terme applicable dans le temps et l’espace.
De fait, nous comprenons que réaliser des reportings réguliers permet d’optimiser ses ressources et ses coûts. En analysant les performances sous différents angles – géographiques, produits, clients ou encore circuits –, on réaffecte les moyens humains et financiers de manière plus stratégique. Cela permet de se concentrer sur les zones où des retards sont à rattraper ou des objectifs spécifiques à atteindre, comme le lancement d’un nouveau marché, par exemple. Les équipes sont déployées là où les actions prioritaires doivent être réalisées. Les investissements se concentrent sur des opérations génératrices de valeur, ce qui assure une meilleure rentabilité globale.
Pour que votre reporting commercial soit utile, il doit répondre à un objectif clair et spécifique. Sans but précis, les données collectées manquent de pertinence et entravent les prises de décisions. Par exemple, un reporting peut servir à mesurer l’efficacité des campagnes promotionnelles en magasin, à suivre la rentabilité d’une force de vente, ou encore à vérifier si les objectifs de vente ont été atteints. Clarifiez vos priorités avant de vous lancer dans la conception de votre reporting pour garantir son efficacité.
Le choix des KPI est la clé d’un reporting efficace, car ils vont traduire votre succès commercial. Choisis en fonction de vos objectifs stratégiques, ils fournissent des données exploitables, à vous de les faire parler !
Par exemple, si vous souhaitez analyser la performance des équipes de vente en magasin, des indicateurs comme le taux de conversion ou le nombre de ventes réalisées offriront une vision précise de leur efficacité. En sélectionnant les bons KPI, vous vous assurez que votre reporting met en avant les informations les plus pertinentes pour orienter vos décisions.
Voici quelques exemples de KPI à inclure dans un reporting commercial :
Pour aller plus loin, découvrez notre article : Comment choisir vos KPI commerciaux pour optimiser vos ventes.
La régularité des reportings est cruciale pour rester agile face aux évolutions du marché et adapter vos actions en temps réel. Des reportings trop espacés peuvent entraîner un retard dans la détection de problèmes et dans la mise en place d’ajustements. À l’inverse, un excès de reportings peut apporter une surcharge d’informations superflues, nuisant à son efficacité et à la productivité des équipes. Trouver le bon équilibre permet de maintenir une vision claire, transparente et de conserver la pertinence des informations.
Voici quelques conseils pour utiliser les reportings à bon escient :
Pour une visualisation rapide des performances, un tableau de bord est idéal. Si vous avez besoin d’analyses plus détaillées ou contextuelles, ajoutez des champs de commentaire. La partie contextuelle est importante dans l’utilisation des reportings pour appuyer vos analyses. Nous développerons ce point par la suite.
Un bon reporting ne se limite pas à la simple collecte de données : il les rend compréhensibles et exploitables grâce à la visualisation et à l’interprétation. Les graphiques jouent un rôle clé dans cette démarche, car ils permettent de transformer des chiffres bruts en informations visuelles faciles à interpréter.
Par exemple, un graphique en barres sera pratique pour comparer les performances des équipes par zone géographique, tandis qu’un graphique en courbes le sera pour suivre l’évolution des ventes sur une période donnée. Les camemberts synthétisent les parts de marché ou la répartition par catégorie, et les tableaux permettent d’explorer les données par produit, canal ou région.
Voici quelques outils pour construire vos tableaux de bord :
Le reporting commercial est une véritable boussole stratégique. Il vous permet de mesurer les résultats, d’identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, pour ensuite ajuster votre stratégie en conséquence. Mais au-delà des chiffres, le reporting doit surtout servir d’outil de décision. La question essentielle à vous poser face à chaque indicateur est : quelles actions vais-je mettre en place pour l’optimiser ?
Prenons un exemple concret : si votre volume de ventes hebdomadaire est en dessous de l’objectif fixé, il ne suffit pas de constater le problème. Vous devez réfléchir aux moyens à mobiliser pour inverser la tendance. Cela peut impliquer de renforcer une campagne en cours, de concentrer vos efforts sur un circuit spécifique, ou de mobiliser des ressources supplémentaires. Une fois les actions identifiées, il est tout aussi important de déterminer qui en sera responsable et de définir un plan clair pour leur mise en œuvre. Le reporting devient alors un levier pour transformer les données en actions concrètes et mesurables.
Le reporting doit avant tout être un outil pour appuyer vos analyses lors de points business ou business reviews avec vos équipes ou le comité de direction. Ces points peuvent être hebdomadaires, avec un niveau d’information essentiel, tout en restant pertinents ; mensuels, avec des détails approfondis, des comparaisons avec le mois précédent ; ou trimestriels, permettant une vision globale sur plusieurs mois des KPIs suivis par rapport au trimestre précédent.
En revanche, il est important de prendre en compte qu’un reporting n’a de la valeur que dans la durée. Réagir impulsivement et mettre en place des actions correctives avant même d’avoir observé les résultats sur le long terme peut s’avérer contre-productif. Certaines actions n’ont un impact qu’après plusieurs semaines ou mois, et c’est plutôt cette analyse qui permet de mesurer réellement leur impact.
« Pour les rapports fréquents, un simple email récapitulatif peut suffire, à condition d’y inclure une interprétation globale des résultats et des suggestions d’actions. Enfin, un rapport mensuel approfondi est indispensable pour faire le point sur les performances, identifier les priorités et guider les décisions stratégiques. L’essentiel est de présenter les données de façon claire, accompagnées de conclusions et d’actions concrètes au rythme qui vous semble le plus pertinent. »
Dans le contexte d’une force commerciale externalisée, la force de vente est tenue par un contrat d’obligation de moyen, ce qui implique un reporting régulier pour justifier les chiffres, les évolutions et les analyses grâce à des dashboards et des business reviews régulières. Ces points permettent d’évaluer le ROI et de fournir des recommandations pertinentes suite à l’interprétation des résultats.
Les équipes commerciales externes ont une obligation de conseil avant tout.
« En tant que partenaire des marques, les données collectées sont essentielles pour piloter efficacement la performance des équipes et évaluer la stratégie mise en place. C’est pourquoi nous fournissons à nos clients des reportings réguliers et adaptés. Ces rapports détaillent l’efficacité des forces de vente sur le terrain, qu’il s’agisse de mesurer l’impact des actions commerciales ou de suivre l’atteinte des objectifs fixés. Les analyses se basent sur les outils de BI, car nous avons la responsabilité de fournir des recommandations pertinentes pour aider nos clients à ajuster leur stratégie. C’est grâce à ces reportings, la BI développée et les échanges réguliers lors de business review que nous permettons d’optimiser la performance des forces de vente et de délivrer un ROI. », explique Vincent Foureau, DGA d’Upsell.
Voici le témoignage d'un de nos clients : «Nous travaillons avec Upsell depuis plusieurs années, sur les circuits GMS et les circuits pharmacies… Il y a 3 choses que j’apprécie particulièrement : 1) la qualité de leur reporting et la mesure de l’impact de chacune de leurs actions, 2) leur force de proposition quand il s’agit de concevoir un nouveau plan afin de le dimensionner et maximiser son impact, 3) leur flexibilité pour s’adapter en continu aux défis auxquels nous faisons face.»