L’externalisation commerciale consiste pour une entreprise à confier à un partenaire externe spécialisé tout ou partie d’une fonction commerciale, qui était précédemment soit réalisée en interne, soit déjà confiée à l’extérieur ou bien nouvellement créée.

L’agilité est indispensable à l’entreprise qui doit en permanence s’adapter à un environnement en perpétuelle évolution. En raison de sa grande flexibilité, la force de vente externalisée est donc un excellent outil de performance.

En bref, si vous avez besoin de renforcer votre équipe de commerciaux pour anticiper l’évolution de votre entreprise, mais pas les moyens ou l’envie de recruter des collaborateurs en interne, le recours à l’externalisation de la force commerciale est la meilleure réponse.

Comment mettre en place votre dispositif d’externalisation de la force de vente ?

Généralement, il y a 3 grandes étapes à respecter pour mettre en place votre projet d’outsourcing commercial.

1 ) Analyse et compréhension des drivers de votre marché à réaliser avec votre agence d’externalisation commerciale

Échanges avec vos équipes, analyse des études et de la concurrence, interviews de vos clients...Tout doit être mis en œuvre par votre agence d’externalisation commerciale pour comprendre les drivers de votre marché, déterminer les axes de progrès et anticiper les tendances et les attentes.

Il sera nécessaire de partager ensemble sur la meilleure stratégie, pour mieux définir les moyens à déployer et ajuster la tactique.

Cette étape doit être aussi l’occasion d'être plus imaginatifs et plus créatifs que vos concurrents et de faire le meilleur usage de vos investissements.

2) Recommandation opérationnelle et plan d'actions de l’externalisation

Transformer la stratégie en plan d'actions est l'étape suivante.

Les principales étapes du plan d’actions de la préparation d'un projet d'externalisation de la force commerciale sont les suivantes :

• Analyse et segmentation du portefeuille clients,
• Choix de couverture et d'investissement par typologie et/ou enseigne,
• Définition des actions à mener,
• Définition des profils de l’équipe commerciale
• Besoin en équipement et en matériel,
• Calcul du plan de charge et dimensionnement de l'équipe, combien de Chefs de Secteur, de Promoteurs, etc.
• Planification des interventions dans le temps et préparation des cycles
• Contenu de la formation initiale,
• Rétro-planning.
• Premiers debriefs et première réunion de cycle

Il est nécessaire de prévoir comment sera effectuée la mesure de la performance individuelle et collective de votre équipe commerciale externalisée, ainsi que le calcul du retour sur investissement.

Il faut également prévoir les tableaux de bord pour chacun de vos services, avec les clés d'entrée, le mode et la fréquence de diffusion.

Le planning des rencontres prendra en compte les cycles et le calendrier interne.

3) Mise en œuvre et évaluation de votre process d’externalisation commerciale

Il faut en général 8 à 10 semaines pour constituer votre équipe commerciale externalisée. Elle doit être recrutée spécifiquement pour vous (point crucial) et conformément à votre cahier des charges.

Pour l’externalisation de votre force de vente, votre partenaire doit s'occuper de tout !

Recrutement, contrats de travail, enregistrement auprès des administrations, formation et équipement. Bien entendu, votre prestataire prendra en charge le management opérationnel et social des commerciaux.

Il est nécessaire que vous puissiez piloter votre activité commerciale au travers des tableaux de bord mis à votre disposition sur extranet sécurisé.

Les indicateurs clés de performance (KPI’s) doivent être pertinents car ils serviront à évaluer la performance de l'équipe et le bien fondé de la stratégie d'outsourcing commercial retenue.

Des rencontres régulières permettront de partager ces informations et d'ajuster le plan d'actions.

Pour être certain de réussir son externalisation commerciale, voici 8 points indispensables :

1. Associez vos collaborateurs à votre réflexion et partagez avec eux les objectifs et les enjeux de votre projet commercial. Expliquez les raisons objectives du recours à l'externalisation et levez toutes les appréhensions.
2. Nommez un interlocuteur unique qui sera l’interface avec le prestataire, le responsable du suivi et de la coordination du projet chez vous. Donnez-lui la mission de mettre en place le processus de sélection et de coordonner les services internes.
3. Consultez. Faites rédiger un cahier des charges clair et partagé. Reformulez-en les points clés dans votre brief ou appel d'offres. Faites une short-list de partenaires potentiels et mettez en place le processus de sélection qui correspond aux enjeux ou à vos contraintes.
4. Sélectionnez votre partenaire avec objectivité. Dans tous les cas, choisissez un professionnel qui vous apporte les garanties suivantes: Bonne analyse et compréhension des drivers de votre marché, capacité à avoir des échanges de qualité et en confiance avec vos équipes.
   Retenez aussi un prestataire qui pourra vous démontrer ses performances, et sur ce point le recours à un spécialiste de la force de vente externalisée est préférable. Il devra avoir à cœur de faire le meilleur usage de vos investissements. Enfin, demandez-lui de la confidentialité.
5. Validez la mission. Définissez le front de vente à visiter : clients, typologies, enseignes, fréquences de passage… A partir de cette étape, appuyez-vous sur votre partenaire. Il sera d'une aide précieuse s'il dispose d'une expérience avérée.
6. Définissez le profil commercial recherché. Ne sous-estimez pas ce point essentiel à votre réussite et veillez à déployer des moyens qui soient en ligne avec vos objectifs. Ne minimisez pas non plus l'encadrement de cette équipe. Ce poste est indispensable pour réussir et obligatoire au plan légal.
7. Déterminez le reporting attendu, le fond, la forme et la fréquence. Déterminez par rapport à quels indicateurs clefs de performance vous allez pouvoir mesurer l'activité terrain, la plus-value et le retour sur investissement. Sur ce point, restez simple et pragmatique mais intransigeant sur le respect des engagements.
8. Mettez en place un comité de pilotage et un échéancier de rencontres qui privilégie la réactivité au lancement de l’équipe (hebdomadaires) et la prise de recul ensuite (mensuelles ou bimestrielles).

Enfin, soyez totalement transparent avec votre prestataire. Ne faites pas de rétention d’informations et donnez-lui toutes les indications qu’il doit absolument connaître pour vous représenter au mieux sur le terrain

Quels en sont les avantages de l’externalisation commerciale ?

Voici 6 principaux avantages de l’externalisation commerciale pour votre entreprise

1) Gagnez en souplesse et en agilité

Avec l’externalisation commerciale , vous pouvez avoir une force de vente à votre disposition pour accompagner l’accroissement de votre activité dans le temps

Attention : pour ce type de projet d’externalisation long terme, préférez une société habituée à ce mode d’intervention et qui peut justifier de références en la matière.

Le recours à l’outsourcing commercial est aussi idéal pour lancer un nouveau projet, pour attaquer de nouveaux marchés, etc.

2) Faites des économies rapidement et pour longtemps

Sous-traiter votre force de vente, c’est aussi gagner du temps et économiser sur les structures à mettre en place pour gérer votre équipe commerciale. Ne sous-estimez pas les coûts indirects dans votre analyse. Ils sont usuellement estimés à 22% du coût global en interne. Vous ne ferez donc l’économie en externalisant votre force de vente.

3) Déléguez le recrutement de votre équipe commerciale

C’est votre agence d’externalisation commerciale qui se charge de choisir vos commerciaux externalisés, en fonction de vos critères. C’est également elle qui assure leur formation, leur encadrement et leur management.

4) Bénéficiez de l’expertise acquise par les dirigeants de votre partenaire commercial

Si vous choisissez un expert de l’externalisation commerciale, vous pourrez bénéficier de conseils avisés, de partages d’expérience sur votre secteur d’activités ou par rapport à votre problématique.

5) Ne vous préoccupez plus des aspects pratiques

Parc véhicules et informatique, téléphonie, outils de vente, etc., tout doit être pris en charge par l’agence d’externalisation commerciale.

6) Profitez des avantages de la mutualisation du back office

Services support à coûts partagés, comme le service recrutement, la hotline informatique, les reporting centralisés le remboursement des notes de frais.

Comment choisir la bonne agence d’externalisation commerciale ?

Un des principaux défis liés à l'externalisation d'une fonction reste le choix du partenaire. Il s'agira alors d'identifier le meilleur prestataire qui satisfera au mieux vos attentes. La réactivité, la flexibilité, la gestion des risques, la conduite du changement, la communication et l'analyse des besoins sont les critères de sélection les plus utilisés par les entreprises.

La société la plus adaptée à votre projet de force de vente externalisée sera une société qui :

• Comprend vos besoins et peut y répondre en tant que spécialiste
• Connaît votre marché et peut amener de la valeur ajoutée
• Va vous apporter de la surperformance et de la visibilité
• Vous ressemble,
• Partage vos valeurs, notamment RH,
• Vous offre le meilleur rapport qualité/prix,
• Vous fait une offre en forfait et non en pourcentage (Risques de requalification pour votre société et forcément mise en œuvre de moindres moyens par le prestataire)
• Vous protège du risque majeur qu’est le délit de marchandage
• Vous offre des garanties contractuelles et une couverture juridique,
• Fait partie si possible du SORAP (Syndicat professionnel national des prestataires commerciaux), garantie de sérieux et de conformité à la règlementation en vigueur
• S’engage à vos côtés sur des KPI (Indicateurs Clefs de Performance),
• Vous propose un budget transparent.